Dit is een concept. Het is nog niet door een jurist getoetst en nog niet afgestemd met de IBD-standaard of het Aedes-sjabloon. Voor gemeenten is het uitgangspunt de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten van de IBD, voor woningcorporaties het model uit de AVG Routeplanner van Aedes. Zolang de status "concept" is, geldt deze tekst alleen voor het proeftraject met synthetische documenten.
1. Partijen en rollen
De organisatie die de werkruimte aanmaakt is verwerkingsverantwoordelijke. Tsadiq & Tsur Beheer BV, handelend onder de naam Datavoogd, is verwerker.
2. Onderwerp en duur
Datavoogd verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de documenten en beschrijvingen te toetsen die de verwerkingsverantwoordelijke aanlevert, om concepten op te stellen en om rapporten en beslissingen beschikbaar te stellen. De overeenkomst loopt zolang de werkruimte bestaat.
3. Aard van de gegevens en categorieën betrokkenen
Verwerkersovereenkomsten, DPIA's en convenanten bevatten in de regel geen persoonsgegevens buiten functies en contactpunten van organisaties. De verwerkingsverantwoordelijke levert geen documenten aan met bijzondere categorieën persoonsgegevens of gegevens van herkenbare personen zonder dat vooraf te melden.
4. Instructies
Datavoogd verwerkt alleen op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. Het gebruik van de dienst geldt als die instructie. Instructies buiten de dienst worden gegeven via info@datavoogd.nl; Datavoogd meldt het als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
5. Bewaren en teruggeven
Het aangeleverde document wordt na de toets niet bewaard. Bewaard blijven: het rapport met de geverifieerde citaten, de beslissingen met de audit trail en de door Datavoogd opgestelde concepten, zolang de werkruimte bestaat. Op verzoek worden die eerder verwijderd. Bij beëindiging verwijdert Datavoogd de werkruimte binnen dertig dagen en bevestigt dat schriftelijk.
6. Beveiliging
Datavoogd neemt passende maatregelen: verkeer uitsluitend over TLS, opslag versleuteld bij de hostingpartij, logisch gescheiden werkruimten, toegang per account met een inloglink en zonder wachtwoorden, en vastlegging van elke beslissing met tijdstip. Serverlogboeken bevatten geen inhoud van documenten. De beveiligingsbeschrijving is in voorbereiding.
7. Subverwerkers
Datavoogd maakt gebruik van: Fly.io (hosting, regio Amsterdam) en een taalmodelleverancier voor de toetsing. Zolang de verwerking bij het taalmodel niet binnen de Europese Unie is ingericht, worden uitsluitend synthetische documenten verwerkt. Nieuwe subverwerkers worden vooraf gemeld; de verwerkingsverantwoordelijke kan bezwaar maken.
8. Doorgifte
Er vindt geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaats voor documenten van de verwerkingsverantwoordelijke.
9. Inbreuk in verband met persoonsgegevens
Datavoogd meldt een inbreuk binnen 24 uur na ontdekking aan het contactpunt van de verwerkingsverantwoordelijke, met de gegevens die artikel 33 lid 3 AVG vraagt, en werkt mee aan onderzoek en melding.
10. Bijstand
Datavoogd helpt de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen, bij een DPIA en bij een voorafgaande raadpleging, voor zover dat redelijkerwijs kan worden gevraagd.
11. Audit
De verwerkingsverantwoordelijke mag eens per jaar, en na een inbreuk, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige. Datavoogd werkt daaraan mee; de kosten zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de audit blijkt dat Datavoogd tekortschiet.
12. Geheimhouding
Iedereen die bij Datavoogd toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht.
13. Training van modellen
Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke worden nooit gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren, en niet gedeeld met andere klanten.