Dit is een signalering van Datavoogd. De beoordeling is aan de Functionaris Gegevensbescherming.

Controleer de invulling van de DPIA

Concept 8c05491d-bbc5-4418-be8d-c518daab7453 · Rapportagemodel DPIA Rijksdienst v3.0 · gemeente

Datavoogd: Uit de beschrijving en de intake zijn de concrete feiten overgenomen: het zaaksysteem Voorbeeldzaak van Leverancier Fictief BV met hosting in Almere en uitwijk Zwolle, verwerkersovereenkomst VWO-2026-004, tweedelijns support door Supportdesk Fictief GmbH in Duitsland, circa 400 meldingen per jaar, 12 medewerkers team Wonen en 8 van het wijkteam, de bewaartermijn van 5 jaar na afsluiting, BIO2 en ISO/IEC 27001:2022, en de geplande ingebruikname op 1 mei 2026. De risico's zijn geformuleerd vanuit de betrokkenen en omvatten naast onrechtmatige toegang, ongewenste wijziging en verlies van gegevens ook de voor deze verwerking kenmerkende risico's stigmatisering, uitsluiting op de woningmarkt en doelverschuiving. De inschatting van kans, impact en restrisiconiveau is een voorstel dat de FG moet beoordelen; hetzelfde geldt voor de eerder voorgestelde rechtsgronden (art. 6 lid 1 onder c en e AVG) en de uitzonderingsgronden voor gezondheids- en strafrechtelijke gegevens (art. 9 lid 2 onder g AVG jo. art. 23 UAVG en art. 10 AVG jo. art. 33 lid 2 onder a UAVG). De gebruiker moet nog invullen: de naam van de woningcorporatie, het kenmerk en de datum van de sub-verwerkersovereenkomst en van de verstrekkingsafspraak met de corporatie, de positie van het wijkteam (interne toegang of zelfstandige verantwoordelijke), de log- en back-upretentie en de termijnen die hier als <termijn> zijn gemarkeerd. Of voorafgaande raadpleging van de AP daadwerkelijk wordt gevraagd, is een besluit van het college van burgemeester en wethouders na advies van de FG.

Alles tussen punthaken, zoals <datum>, vult u zelf in. Rechtsgronden, uitzonderingsgronden en risiconiveaus zijn voorstellen; de functionaris gegevensbescherming beoordeelt ze. Tabellen: één rij per regel, cellen gescheiden door |.

Vaststelling

Organisatie
Sector
Verwerkingsverantwoordelijke (leeg = college van B&W of bestuur)
Titel van het voorstel
Versie
Status
Datum van deze versie
Opgesteld door (functies)
Vastgesteld door (functie of orgaan)
Datum vaststelling
Datum advies functionaris gegevensbescherming
Start van de verwerking

Versiehistorie (leeg = één regel uit versie en datum)
Kolommen: versie | datum | toelichting. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.

Advies van de functionaris voor gegevensbescherming en wat daarmee is gedaan
(1) Beperk de vrije tekst en waarschuw voor medische informatie: overgenomen (maatregel bij R5 en R8). (2) Leg het BSN niet vast: overgenomen. (3) Beperk de toegang van het wijkteam tot de eigen wijk: niet overgenomen omdat de wijkteams stadsbreed werken; gecompenseerd door logging en halfjaarlijkse autorisatiecontrole (R1). (4) Leg de rol en grondslag van de woningcorporatie vast in het convenant woonoverlast: overgenomen, convenant ondertekend 15 januari 2026 (R6). De FG heeft op 30 januari 2026 ingestemd met deze verwerking.

Revisie: wanneer en door wie wordt deze DPIA herzien
Deze DPIA wordt herzien bij elke wijziging van de gegevensset, bij een nieuwe koppeling, verwerker of verwerkingslocatie, na een inbreuk in verband met persoonsgegevens, bij wijziging van het convenant woonoverlast en in ieder geval elke drie jaar. Eigenaar: privacy officer. Eerstvolgende herziening: februari 2029.

Aanleiding en DPIA-plicht (AP-lijst, WP248-criteria, art. 35 lid 3)
Een DPIA is verplicht omdat de verwerking valt onder de categorieën van de AP-lijst (Stcrt. 2019, 64418), in het bijzonder 'samenwerkingsverbanden' (gemeente, wijkteam en woningcorporatie kunnen per melding meekijken) en 'gezondheidsgegevens' (in meldingen komen verslavings- en psychische problematiek voor). Daarnaast zijn meerdere WP248-criteria van toepassing: verwerking van bijzondere persoonsgegevens en gegevens van zeer persoonlijke aard (gezondheid en mogelijk strafrechtelijke gegevens in meldingen), gegevens over kwetsbare betrokkenen (bewoners in afhankelijke positie ten opzichte van gemeente en verhuurder), evaluatie of scoretoekenning in de zin van beoordeling van overlastgevend gedrag, en het koppelen of samenvoegen van gegevens uit verschillende bronnen doordat meldingen met wijkteam en corporatie worden gedeeld. Op grond van art. 35 lid 3 onder b AVG is sprake van grootschalige verwerking in de zin van bijzondere categorieën van gegevens door de aard van het samenwerkingsverband; voorgesteld: nader te beoordelen door de FG, gelet op het volume van circa 400 meldingen per jaar.

Inleiding (optioneel)

Managementsamenvatting (leeg = Datavoogd leidt die af uit risico's en maatregelen)

A. Beschrijving kenmerken gegevensverwerkingen

1. Voorstel
De gemeente wil een app inzetten waarmee inwoners van Voorbeeldstad meldingen van woonoverlast kunnen doen. De meldingen komen binnen in het zaaksysteem Voorbeeldzaak van Leverancier Fictief BV, dat door de leverancier wordt beheerd en in Nederland wordt gehost (Almere, uitwijk Zwolle). Twaalf medewerkers van team Wonen en acht medewerkers van het wijkteam hebben toegang; per melding kunnen het wijkteam en de woningcorporatie meekijken zodat overlastsituaties integraal kunnen worden aangepakt. Aanleiding is de wettelijke taak van de gemeente op grond van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024, en de wens van inwoners om laagdrempelig te kunnen melden. De huurdersorganisatie Voorbeeldstad en de adviesraad sociaal domein zijn op 12 december 2025 geraadpleegd.

2. Persoonsgegevens
Kolommen: Categorie betrokkenen | Categorie persoonsgegevens | Persoonsgegevens | Type persoonsgegeven (gewoon, gevoelig, bijzonder, strafrechtelijk, identificatienummer) | Bron. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Melders (inwoners van Voorbeeldstad) | Identificatie- en contactgegevens | Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres | gewoon | Betrokkene zelf via de app Melders (inwoners van Voorbeeldstad) | Meldingsgegevens | Inhoud van de melding, datum en tijdstip, locatiegegevens van de overlast, eventuele foto's of bijlagen | gewoon | Betrokkene zelf via de app Melders (inwoners van Voorbeeldstad) | Technische gegevens | <technische gegevens app, bijv. apparaat- of sessiegegevens en IP-adres> | gewoon | Applicatie/leverancier Gemelde personen (bewoners over wie wordt gemeld) en overige huisgenoten | Identificatie- en contactgegevens | Naam, adres, woonplaats, eventueel geboortedatum indien door melder vermeld | gewoon | Melder; aanvulling door gemeente, wijkteam of woningcorporatie Gemelde personen (bewoners over wie wordt gemeld) en overige huisgenoten | Gegevens over gedrag en woonsituatie | Omschrijving van het gemelde gedrag, aard en frequentie van de overlast, huur- of woonsituatie, gezinssamenstelling voor zover vermeld | gevoelig | Melder; wijkteam; woningcorporatie Gemelde personen (bewoners over wie wordt gemeld) en overige huisgenoten | Gezondheidsgegevens | Vermeldingen over verslaving en psychische problematiek zoals opgenomen in meldingen en in de behandeling daarvan | bijzonder | Melder; wijkteam Gemelde personen (bewoners over wie wordt gemeld) en overige huisgenoten | Strafrechtelijke gegevens | Vermeldingen over vermoedelijke strafbare feiten of politiecontacten die melders in hun melding opnemen; voorgesteld: als gegevens van strafrechtelijke aard in de zin van art. 10 AVG te behandelen | strafrechtelijk | Melder; eventueel ketenpartners Medewerkers van de gemeente, het wijkteam en de woningcorporatie | Gebruikers- en loggegevens | Naam, functie, gebruikersnaam, autorisatie, tijdstip van raadpleging en bewerking (logging) | gewoon | Gemeente en applicatie

Toelichting bij 2 (o.a. BSN wel of niet)
Het burgerservicenummer wordt niet verwerkt; de gemeente heeft expliciet vastgesteld dat geen BSN in de app of het zaaksysteem wordt vastgelegd. Wel worden bijzondere persoonsgegevens over gezondheid (verslaving, psychische problematiek) verwerkt en kunnen strafrechtelijke gegevens in vrije tekstvelden voorkomen. Omdat melders zelf vrije tekst invoeren, kan de gemeente vooraf niet volledig sturen welke gegevens worden verstrekt; hiervoor zijn maatregelen nodig (zie deel D). Meldingen kunnen ook anoniem worden gedaan; in dat geval ontbreken de identificatiegegevens van de melder.

3. Gegevensverwerkingen
Kolommen: Gegevensverwerking | Categorieën persoonsgegevens. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen en registreren van een melding via de app | Identificatie- en contactgegevens melder, meldingsgegevens, technische gegevens, identificatiegegevens en gedragsgegevens gemelde persoon, eventueel gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens Beoordelen en triëren van de melding door team Wonen | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde persoon, eventueel gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens Behandelen van de melding (onderzoek, contact met melder en gemelde persoon, dossiervorming) | Alle bovengenoemde categorieën, aangevuld met verslaglegging van gesprekken en afspraken Delen van de melding met het wijkteam (meekijken per melding) | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde persoon, eventueel gezondheidsgegevens Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (meekijken per melding) | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde persoon; voorgesteld: gezondheids- en strafrechtelijke gegevens niet verstrekken, tenzij <grondslag en noodzaak per geval vastgesteld> Terugkoppelen van de status en afhandeling aan de melder | Contactgegevens melder, statusgegevens van de melding Opleggen en vastleggen van maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast | Identificatiegegevens gemelde persoon, gedragsgegevens, besluitgegevens, eventueel gezondheidsgegevens Beheer, onderhoud en tweedelijns support van de applicatie door de leverancier en Supportdesk Fictief GmbH | Alle in het systeem opgeslagen gegevens, voor zover incidenteel zichtbaar bij incidentafhandeling; gebruikers- en loggegevens Autorisatiebeheer en logging van raadplegingen | Gebruikers- en loggegevens van medewerkers Bewaren en na afloop van de bewaartermijn vernietigen of overbrengen conform de selectielijst gemeenten 2020 | Alle bovengenoemde categorieën Genereren van geanonimiseerde managementinformatie over aantallen en soorten meldingen | Geaggregeerde meldingsgegevens; voorgesteld: zonder direct herleidbare gegevens

Toelichting bij 3

4. Technieken en methoden (geautomatiseerde besluitvorming, profilering, cloud, big data)
De gemeente gebruikt een mobiele app voor inwoners die is gekoppeld aan het zaaksysteem Voorbeeldzaak van Leverancier Fictief BV. De leverancier beheert de applicatie en host de gegevens in Nederland (datacenter Almere, uitwijk Zwolle); er is een verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 van 1 maart 2026. Er is sprake van een beheerde hostingdienst bij de leverancier; voorgesteld: vast te stellen of dit als clouddienst in de zin van het Rijksbeleid kwalificeert en welke <cloudvoorwaarden> gelden. Tweedelijns support wordt geleverd door Supportdesk Fictief GmbH in Duitsland (binnen de EER); doorgifte buiten de EER vindt niet plaats. Toegang verloopt via persoonsgebonden accounts met autorisaties per rol (12 medewerkers team Wonen, 8 medewerkers wijkteam) en per melding instelbare inzage voor het wijkteam en de woningcorporatie; raadplegingen worden gelogd. De gemeente werkt volgens de BIO2; de leverancier is gecertificeerd voor ISO/IEC 27001:2022. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG: beoordeling en besluitvorming over meldingen gebeuren door medewerkers. Er vindt geen profilering en geen big data-analyse plaats; managementinformatie wordt geaggregeerd en, voorgesteld, geanonimiseerd opgesteld. Of de app <pushberichten, locatiebepaling en analysesoftware van derden> gebruikt, moet bij de leverancier worden vastgesteld.

5. Verwerkingsdoeleinden
Kolommen: Gegevensverwerking | Verwerkingsdoeleinde | Oorspronkelijk verwerkingsdoeleinde. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen en registreren van een melding via de app | Het mogelijk maken dat inwoners laagdrempelig woonoverlast melden, zodat de gemeente haar taak op grond van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024 kan uitvoeren | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Beoordelen en triëren van de melding door team Wonen | Vaststellen of sprake is van woonoverlast, welke urgentie de melding heeft en welke aanpak passend is | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Behandelen van de melding (onderzoek, contact, dossiervorming) | Het beëindigen of verminderen van woonoverlast en het bieden van passende ondersteuning aan betrokkenen | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Delen van de melding met het wijkteam | Het integraal aanpakken van de overlastsituatie en het toeleiden van betrokkenen naar hulp of zorg in het sociaal domein | Melding van woonoverlast door een inwoner; voorgesteld: verenigbaarheid en noodzaak per melding toetsen en vastleggen Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie | Het in staat stellen van de verhuurder om als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke maatregelen te treffen op grond van de huurovereenkomst en de gezamenlijke overlastaanpak | Melding van woonoverlast door een inwoner aan de gemeente; voorgesteld: grondslag, noodzaak en verenigbaarheid per verstrekking vastleggen Terugkoppelen van de status en afhandeling aan de melder | De melder informeren over de behandeling van zijn melding en het vertrouwen in de meldvoorziening behouden | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Opleggen en vastleggen van maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet | Het nemen en onderbouwen van bestuursrechtelijke besluiten tegen woonoverlast en het kunnen verantwoorden daarvan in bezwaar en beroep | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Beheer, onderhoud en tweedelijns support van de applicatie | Het beschikbaar, betrouwbaar en veilig houden van de meldvoorziening en het oplossen van storingen | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Autorisatiebeheer en logging van raadplegingen | Het beperken van toegang tot degenen die de gegevens nodig hebben en het kunnen controleren van onrechtmatige raadpleging | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Bewaren en vernietigen conform de selectielijst gemeenten 2020 | Voldoen aan de Archiefwet en aan de bewaartermijn van 5 jaar na afsluiting van de melding | Zelfde als verwerkingsdoeleinde Genereren van geanonimiseerde managementinformatie | Sturing op en evaluatie van het woonoverlastbeleid en de inzet van capaciteit | Behandeling van individuele meldingen woonoverlast; voorgesteld: uitsluitend geaggregeerd en geanonimiseerd, zodat geen persoonsgegevens meer worden verwerkt

6. Betrokken partijen
Kolommen: Naam partij | Rol partij | Functies/afdelingen | Persoonsgegevens. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Gemeente Voorbeeldstad, college van burgemeester en wethouders | Verwerkingsverantwoordelijke | Team Wonen (12 medewerkers, beoordeling en behandeling van meldingen); burgemeester als bevoegd bestuursorgaan voor maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet; functioneel beheer zaaksysteem; autorisatiebeheer; privacy officer en functionaris voor gegevensbescherming (toezicht, geen dossiertoegang voor behandeling) | Alle categorieën: identificatie- en contactgegevens melder, meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde personen, gezondheidsgegevens, eventueel strafrechtelijke gegevens, gebruikers- en loggegevens Leverancier Fictief BV | Verwerker | Applicatiebeheer, hosting (Almere, uitwijk Zwolle), eerstelijns support en onderhoud; <aantal en functies van beheerders met toegang> | Alle in het systeem opgeslagen gegevens, voor zover incidenteel zichtbaar bij beheer en incidentafhandeling; gebruikers- en loggegevens Supportdesk Fictief GmbH (Duitsland) | Sub-verwerker | Tweedelijns support en incidentafhandeling | Gegevens die incidenteel zichtbaar zijn bij de afhandeling van een supportverzoek; gebruikers- en loggegevens Wijkteam Voorbeeldstad | Ontvanger; voorgesteld: nader vast te stellen of het wijkteam organisatorisch onder de gemeente valt (dan gemeentelijke afdeling met toegang) of een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke is | 8 medewerkers met per melding instelbare inzage; toeleiding naar hulp en zorg | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde personen, eventueel gezondheidsgegevens Woningcorporatie <naam corporatie> | Ontvanger en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (geen gezamenlijke zeggenschap) | Medewerkers met per melding instelbare inzage; maatregelen op grond van de huurovereenkomst; <aantal en functies medewerkers> | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde personen; voorgesteld: geen gezondheids- en strafrechtelijke gegevens, tenzij noodzaak en grondslag per geval zijn vastgesteld Melders (inwoners van Voorbeeldstad) | Betrokkene en verstrekker | Doen van een melding via de app, eventueel anoniem | Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, meldingsgegevens, technische gegevens Gemelde personen en hun huisgenoten | Betrokkene | Niet van toepassing; kwetsbare betrokkenen in een afhankelijke positie ten opzichte van gemeente en verhuurder | Identificatie- en contactgegevens, gedrags- en woonsituatiegegevens, gezondheidsgegevens, eventueel strafrechtelijke gegevens Medewerkers van gemeente, wijkteam en woningcorporatie met toegang | Betrokkene | Gebruik van het systeem | Naam, functie, gebruikersnaam, autorisatie, loggegevens

Toelichting bij 6 (verwerkersovereenkomsten met kenmerk en datum)
Met Leverancier Fictief BV is verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 van 1 maart 2026 gesloten. Voor Supportdesk Fictief GmbH is een sub-verwerkersovereenkomst tussen de leverancier en de sub-verwerker vereist; voorgesteld: vaststellen of deze bestaat, of de gemeente daarvoor toestemming heeft gegeven en of de sub-verwerker op de goedgekeurde lijst staat (<kenmerk en datum sub-verwerkersovereenkomst>). Voor de verstrekking aan de woningcorporatie ontbreekt nog een vastgelegde afspraak; voorgesteld: een verstrekkingsovereenkomst of samenwerkingsprotocol met de corporatie opstellen waarin grondslag, categorieën gegevens, doel en bewaartermijn per verstrekking zijn vastgelegd (<kenmerk en datum>). Voor het wijkteam moet worden vastgelegd of sprake is van interne toegang of van verstrekking aan een andere verantwoordelijke; in het laatste geval is ook daarvoor een schriftelijke afspraak nodig. De verwerking moet worden opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten van de gemeente.

7. Belangen bij de gegevensverwerkingen
Kolommen: Betrokken partij | Belangen. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Gemeente Voorbeeldstad | Uitvoering van de wettelijke taak op grond van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024, het beëindigen van woonoverlast, een leefbare en veilige woonomgeving, een laagdrempelige en betrouwbare meldvoorziening en het kunnen verantwoorden van besluiten in bezwaar en beroep Melders (inwoners) | Beëindiging van de ervaren overlast, laagdrempelig kunnen melden, terugkoppeling over de behandeling en bescherming tegen represailles, onder meer door vertrouwelijke of anonieme melding Gemelde personen en huisgenoten | Bescherming van hun persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder van gezondheids- en strafrechtelijke gegevens, juiste en actuele gegevens, hoor en wederhoor voordat maatregelen worden opgelegd, geen onnodige deling met wijkteam of verhuurder, geen stigmatisering of verlies van de woning, en toegang tot passende hulp in plaats van uitsluitend handhaving Wijkteam Voorbeeldstad | Tijdig zicht op overlastsituaties om hulp en zorg te kunnen bieden en escalatie te voorkomen Woningcorporatie <naam corporatie> | Nakoming van de verplichtingen uit de huurovereenkomst en de Woningwet, bescherming van het woongenot van andere huurders en het kunnen treffen van maatregelen tegen overlastgevende huurders Leverancier Fictief BV | Commercieel belang bij levering en beheer van het zaaksysteem en de app, en bij een beschikbare, betrouwbare en veilige dienstverlening Supportdesk Fictief GmbH | Commercieel belang bij het leveren van tweedelijns support en het adequaat oplossen van incidenten Medewerkers met toegang | Kunnen beschikken over de gegevens die nodig zijn voor hun taak, een veilige werkomgeving en zorgvuldige verwerking van hun eigen gebruikers- en loggegevens

Mening van betrokkenen of hun vertegenwoordigers (art. 35 lid 9): wie, wanneer, uitkomst; of waarom niet
De huurdersorganisatie Voorbeeldstad en de adviesraad sociaal domein zijn op 12 december 2025 geraadpleegd. De huurdersorganisatie vroeg om duidelijke uitleg in de app over wat met een melding gebeurt en wie die te zien krijgt; dat is overgenomen in de privacytekst. De adviesraad vroeg om terughoudendheid bij het delen met de corporatie; dat is verwerkt in de maatregelen bij R6.

8. Verwerkingslocaties
Kolommen: Gegevensverwerkingen | Verwerkingslocaties | Doorgiftemechanisme | Maatregelen. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen en registreren van een melding via de app | Nederland (EER): opslag in datacenter Almere met uitwijk Zwolle; invoer via mobiele apparaten van melders | Niet van toepassing | Niet van toepassing Beoordelen, triëren en behandelen van de melding door team Wonen | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Delen van de melding met het wijkteam | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Terugkoppelen van de status en afhandeling aan de melder | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Opleggen en vastleggen van maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Beheer, onderhoud en eerstelijns support door Leverancier Fictief BV | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Tweedelijns support door Supportdesk Fictief GmbH | Duitsland (EER) | Niet van toepassing; verwerking blijft binnen de EER | Toegang uitsluitend op verzoek en tijdelijk, vastlegging in de sub-verwerkersovereenkomst, logging van toegang door support; voorgesteld: schriftelijk vastleggen dat geen toegang of ondersteuning vanuit landen buiten de EER plaatsvindt, ook niet bij escalatie of onderaanneming Autorisatiebeheer en logging van raadplegingen | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Bewaren, vernietigen of overbrengen conform de selectielijst gemeenten 2020 | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing Genereren van geanonimiseerde managementinformatie | Nederland (EER) | Niet van toepassing | Niet van toepassing

Toelichting bij 8

9. Juridisch en beleidsmatig kader
Kolommen: Gegevensverwerkingen | Juridisch en/of beleidsmatig kader | Wetsartikelen. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen, beoordelen en behandelen van meldingen; opleggen van maatregelen | Gemeentewet: bevoegdheid van de burgemeester om een gedragsaanwijzing te geven bij ernstige en herhaaldelijke woonoverlast; grondslag voor de publieke taak | Art. 151d Gemeentewet; art. 172a Gemeentewet voor zover van toepassing Ontvangen, beoordelen en behandelen van meldingen; opleggen van maatregelen | Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024: nadere uitwerking van de bevoegdheid en de procedure | <artikelen Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024> Alle verwerkingen: besluitvorming over meldingen en maatregelen | Algemene wet bestuursrecht: zorgvuldige voorbereiding, hoor en wederhoor, motivering, bezwaar en beroep | Art. 3:2, 3:4, 4:8, 4:84 en 7:1 Awb Bewaren, vernietigen of overbrengen van meldingsdossiers | Archiefwet 1995 en Archiefbesluit; Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 | Art. 3 en 5 Archiefwet 1995 Delen met het wijkteam en toeleiding naar hulp en zorg | Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en Jeugdwet, voor zover het wijkteam op die grondslag ondersteuning verleent; voorgesteld: per melding vaststellen welke grondslag van toepassing is | Art. 5.1.1 e.v. Wmo 2015; art. 7.3.1 e.v. Jeugdwet Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie | Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (BTIV) voor de taak van de corporatie bij leefbaarheid en woonoverlast; huurrecht (goed huurderschap en overlast) | Art. 45 Woningwet; art. 51 BTIV; art. 7:213 BW Verwerking van gezondheids- en strafrechtelijke gegevens | Uitvoeringswet AVG: uitzonderingsgronden voor bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens; voorgesteld: nader te toetsen in deel B | Art. 22 en 30 e.v. UAVG; art. 32 UAVG Beheer, hosting, autorisatiebeheer, logging en informatiebeveiliging | Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2) als verplicht normenkader voor de gemeente; ISO/IEC 27001:2022-certificering van de leverancier; <informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid Gemeente Voorbeeldstad> | Niet van toepassing Digitale dienstverlening via de app | Wet digitale overheid en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (toegankelijkheid en elektronisch verkeer); voorgesteld: vaststellen welke onderdelen van toepassing zijn | <artikelen Wdo en Wmebv> Openbaarmaking en inzage in meldingsdossiers | Wet open overheid: beperking van openbaarmaking van persoonsgegevens en de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer | Art. 5.1 lid 2 onder e Woo

10. Bewaartermijnen
Kolommen: Gegevensverwerking | Verwerkingsdoeleinde | Categorie persoonsgegevens | Bewaartermijn | Motivatie bewaartermijn. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen, registreren, beoordelen en behandelen van een melding (meldingsdossier) | Uitvoering van de taak woonoverlast en verantwoording | Identificatie- en contactgegevens melder, meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens gemelde personen, gezondheidsgegevens, eventueel strafrechtelijke gegevens | 5 jaar na afsluiting van de melding, daarna vernietiging | Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 in samenhang met de Archiefwet 1995; door de gemeente vastgestelde termijn Opleggen en vastleggen van maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet | Onderbouwing en verantwoording van bestuursrechtelijke besluiten, ook in bezwaar en beroep | Identificatiegegevens gemelde persoon, gedragsgegevens, besluitgegevens, eventueel gezondheidsgegevens | <termijn volgens selectielijst gemeenten 2020 voor besluiten en handhavingsdossiers; voorgesteld: minimaal 5 jaar na onherroepelijk worden van het besluit> | Selectielijst gemeenten 2020 en bewaarbehoefte voor bezwaar- en beroepsprocedures; nader vast te stellen door de archieffunctie Terugkoppelen van de status en afhandeling aan de melder | Informeren van de melder | Contactgegevens melder, statusgegevens | Als onderdeel van het meldingsdossier 5 jaar na afsluiting | Selectielijst gemeenten 2020; geen zelfstandige bewaarnoodzaak Delen met het wijkteam | Integrale aanpak en toeleiding naar hulp | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens, eventueel gezondheidsgegevens | Inzage per melding intrekken zodra de betrokkenheid van het wijkteam is beëindigd; eigen vastlegging door het wijkteam <termijn, volgens Wmo/Jeugdwet-kader en selectielijst> | Dataminimalisatie: toegang niet langer dan noodzakelijk; eigen bewaartermijn hangt af van de grondslag van het wijkteam Verstrekken aan de woningcorporatie | Maatregelen door de verhuurder | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens | Inzage per melding intrekken zodra de behandeling is afgerond; de corporatie bepaalt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke haar eigen termijn <termijn corporatie> | Dataminimalisatie en scheiding van verantwoordelijkheden; voorgesteld: termijn vastleggen in de verstrekkingsafspraak Autorisatiebeheer en logging van raadplegingen | Controle op rechtmatige toegang | Gebruikers- en loggegevens van medewerkers | <termijn logging; voorgesteld: 6 maanden voor technische logging en langer voor logging van inzage in bijzondere persoonsgegevens, conform BIO2 en het logbeleid van de gemeente> | BIO2 en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente; nader vast te stellen Beheer, onderhoud en tweedelijns support | Beschikbaarheid en oplossen van storingen | Incidenteel zichtbare inhoudelijke gegevens in supporttickets; gebruikers- en loggegevens | <termijn supporttickets bij leverancier en sub-verwerker; voorgesteld: maximaal 6 maanden na afsluiting van het ticket> | Vast te leggen in de verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 en de sub-verwerkersovereenkomst; persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor incidentafhandeling Back-ups van het zaaksysteem | Continuïteit en herstel | Alle in het systeem opgeslagen gegevens | <back-upretentie; voorgesteld: vastleggen met de leverancier, inclusief het effect op vernietigings- en verwijderverzoeken> | BIO2 en afspraken met de leverancier Geanonimiseerde managementinformatie | Sturing en evaluatie van beleid | Geen persoonsgegevens, mits de anonimisering onomkeerbaar is | Onbeperkt, mits geanonimiseerd | Na onomkeerbare anonimisering is de AVG niet meer van toepassing; voorgesteld: de anonimiseringsmethode vaststellen en toetsen

Toelichting bij 10 (wie ziet toe op vernietiging of archivering)
De gemeente is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor tijdige vernietiging of overbrenging. Het toezicht daarop ligt bij de gemeentearchivaris of de archieffunctie, in samenwerking met de proceseigenaar van team Wonen en de functioneel beheerder van het zaaksysteem. Voorgesteld: in het zaaksysteem een geautomatiseerde vernietigingsprocedure inrichten met jaarlijkse controle en vastlegging in een verklaring van vernietiging, en in de verwerkersovereenkomst vastleggen dat de leverancier en de sub-verwerker gegevens na beëindiging van de dienst verwijderen en dat back-ups binnen de afgesproken retentie verdwijnen.

B. Beoordeling rechtmatigheid gegevensverwerkingen

11. Rechtsgrond
Kolommen: Gegevensverwerking | Rechtsgrond | Toelichting op de rechtsgrond. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen en registreren van een melding via de app | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG (noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag), met als wettelijke basis art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024 | De gemeente heeft een wettelijke taak om ernstige en herhaaldelijke woonoverlast tegen te gaan. Het ontvangen van meldingen is daarvoor het noodzakelijke startpunt. De grondslag is bij wet in formele zin en bij verordening vastgelegd en daarmee voldoende kenbaar en voorzienbaar. Er wordt geen toestemming gevraagd: de melder kan niet vrijelijk beslissen over de verdere verwerking en van een overheidsorgaan in een gezagsverhouding is toestemming geen passende grondslag. Voor de gemelde persoon geldt dezelfde grondslag. Voorgesteld: in de app expliciet vermelden dat melden vrijwillig is, maar dat de verwerking na de melding op de publieke taak berust. Beoordelen en triëren van de melding door team Wonen | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG, met als wettelijke basis art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024 | Triage is noodzakelijk om vast te stellen of sprake is van woonoverlast in de zin van de verordening en welke urgentie en aanpak passend zijn. De verwerking blijft beperkt tot de gegevens die voor die beoordeling nodig zijn; art. 3:2 Awb (zorgvuldige voorbereiding) vergt bovendien dat de gemeente zich een juist beeld vormt. Behandelen van de melding (onderzoek, contact met melder en gemelde persoon, dossiervorming) | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG, met als wettelijke basis art. 151d Gemeentewet, de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024 en art. 3:2 en 4:8 Awb | Onderzoek, hoor en wederhoor en dossiervorming zijn noodzakelijk voor een zorgvuldige voorbereiding van eventuele besluiten en voor het feitelijk beëindigen of verminderen van de overlast. Delen van de melding met het wijkteam (meekijken per melding) | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG. Indien het wijkteam organisatorisch onder de gemeente valt, betreft het interne toegang binnen dezelfde verantwoordelijke; is het wijkteam een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, dan is een verstrekkingsgrondslag nodig, mogelijk art. 5.1.1 e.v. Wmo 2015 of art. 7.3.1 e.v. Jeugdwet | De juridische positie van het wijkteam is nog niet vastgesteld (zie par. 6). Voorgesteld: eerst vaststellen of sprake is van interne toegang of van verstrekking; in het laatste geval per melding de noodzaak toetsen en de grondslag en de categorieën gegevens vastleggen in een samenwerkingsprotocol. Zonder die vastlegging is de rechtmatigheid van deze verwerking onvoldoende geborgd. Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG voor de verstrekking door de gemeente, met als wettelijke basis art. 151d Gemeentewet in samenhang met de Verordening woonoverlast Voorbeeldstad 2024; de corporatie baseert de ontvangst op haar eigen grondslag (art. 6 lid 1 onder b of f AVG in samenhang met art. 45 Woningwet, art. 51 BTIV en art. 7:213 BW) | Voor de gemeente als overheidsorgaan is een gerechtvaardigd belang uitgesloten (art. 6 lid 1 slot AVG). De bevoegdheid van art. 151d Gemeentewet geeft geen expliciete verstrekkingsbepaling; voorgesteld: de noodzaak van de verstrekking voor de publieke taak per geval motiveren en vastleggen, de verstrekking beperken tot wat de corporatie nodig heeft om als verhuurder op te treden, en grondslag, categorieën gegevens, doel en bewaartermijn vastleggen in een verstrekkingsovereenkomst of samenwerkingsprotocol. Structurele, ongefilterde inzage per melding is zonder die onderbouwing niet rechtmatig. Terugkoppelen van de status en afhandeling aan de melder | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG, met als wettelijke basis art. 151d Gemeentewet en art. 3:2 en 4:8 Awb | Terugkoppeling hoort bij een zorgvuldige afhandeling van de melding. De terugkoppeling bevat uitsluitend statusinformatie en geen gegevens over de gemelde persoon die niet nodig zijn voor de melder. Opleggen en vastleggen van maatregelen op grond van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke verplichting voor de vastlegging en motivering van besluiten op grond van de Awb en de Archiefwet 1995) en art. 6 lid 1 onder e AVG (uitoefening van openbaar gezag op grond van art. 151d Gemeentewet) | De burgemeester is het bevoegde bestuursorgaan voor de gedragsaanwijzing. De verwerking is noodzakelijk voor het nemen, motiveren en in bezwaar en beroep verantwoorden van het besluit (art. 3:2, 3:4 en 4:8 Awb). Beheer, onderhoud en tweedelijns support van de applicatie door de leverancier en Supportdesk Fictief GmbH | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG (de verwerker handelt onder de grondslag van de gemeente als verwerkingsverantwoordelijke), in samenhang met art. 28 AVG en verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 van 1 maart 2026 | De verwerker heeft geen eigen grondslag; de verwerking is noodzakelijk om de voorziening voor de publieke taak beschikbaar, betrouwbaar en veilig te houden. Voorgesteld: vastleggen dat de sub-verwerker uitsluitend op verzoek en tijdelijk toegang krijgt en dat de sub-verwerkersovereenkomst met de vereiste instemming van de gemeente tot stand is gekomen. Autorisatiebeheer en logging van raadplegingen | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder c AVG in samenhang met art. 5 lid 1 onder f en art. 32 AVG (beveiliging van de verwerking) en de BIO2 | Logging en autorisatiebeheer zijn noodzakelijk om te voldoen aan de beveiligingsverplichting en om onrechtmatige raadpleging te kunnen vaststellen. De gegevens van medewerkers worden uitsluitend voor dat doel gebruikt en niet voor beoordeling van hun functioneren; voorgesteld: dit vastleggen in het logbeleid en de medewerkers hierover informeren. Bewaren en na afloop van de bewaartermijn vernietigen of overbrengen conform de selectielijst gemeenten 2020 | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder c AVG, met als wettelijke basis art. 3 en 5 Archiefwet 1995 en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 | De gemeente is wettelijk verplicht archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en na afloop van de termijn te vernietigen of over te brengen. Genereren van geanonimiseerde managementinformatie over aantallen en soorten meldingen | Voorgesteld: art. 6 lid 1 onder e AVG voor de bewerking tot geaggregeerde gegevens; na onomkeerbare anonimisering is de AVG niet meer van toepassing | De verwerkingsstap waarin persoonsgegevens worden geaggregeerd valt nog onder de AVG. Voorgesteld: de anonimiseringsmethode vaststellen en toetsen (onder meer op herleidbaarheid bij kleine aantallen per wijk of straat) voordat de managementinformatie wordt gedeeld.

12. Bijzondere persoonsgegevens (leeg = geen)
Kolommen: Gegevensverwerking | Type bijzonder persoonsgegeven | Uitzonderingsgrond. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Ontvangen en registreren van een melding via de app | Gezondheidsgegevens (verslaving, psychische problematiek) die melders in vrije tekst vermelden over de gemelde persoon | Voorgesteld: art. 9 lid 2 onder g AVG (zwaarwegend algemeen belang) in samenhang met art. 23 UAVG, omdat de gemeente deze gegevens ongevraagd ontvangt en niet vooraf kan tegenhouden. De gemeente stelt vast of de wettelijke basis van art. 151d Gemeentewet en de Verordening woonoverlast voldoende specifiek is; is dat niet het geval, dan moeten de gegevens na ontvangst worden verwijderd of afgeschermd. Voorgesteld: dit als aandachtspunt voorleggen aan de FG en betrekken bij de voorafgaande raadpleging van de AP. Beoordelen, triëren en behandelen van de melding door team Wonen | Gezondheidsgegevens (verslaving, psychische problematiek) | Voorgesteld: art. 9 lid 2 onder g AVG in samenhang met art. 23 UAVG (zwaarwegend algemeen belang), voor zover de gegevens noodzakelijk zijn om te bepalen of een zorgaanpak in plaats van of naast handhaving passend is. Voorgesteld: per melding motiveren waarom het gezondheidsgegeven noodzakelijk is; is dat niet te motiveren, dan verwijderen. Delen van de melding met het wijkteam (meekijken per melding) | Gezondheidsgegevens | Voorgesteld: art. 9 lid 2 onder g AVG in samenhang met art. 23 UAVG en, indien het wijkteam op grond van de Wmo 2015 of de Jeugdwet handelt, de specifieke bepalingen over gegevensverwerking in die wetten (art. 5.1.1 e.v. Wmo 2015, art. 7.3.1 e.v. Jeugdwet). Voorgesteld: de grondslag vaststellen nadat de positie van het wijkteam is bepaald. Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie | Gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens | Voorgesteld: geen uitzonderingsgrond beschikbaar. De woningcorporatie is geen overheidsorgaan met een taak van algemeen belang in de zin van art. 23 UAVG en art. 33 UAVG biedt geen grondslag voor de ontvangst van strafrechtelijke gegevens door een verhuurder buiten de eigen vaststelling. Voorgesteld: gezondheids- en strafrechtelijke gegevens niet aan de corporatie verstrekken en de inzagevoorziening zo inrichten dat deze gegevens technisch zijn afgeschermd. Ontvangen, beoordelen en behandelen van een melding; opleggen van maatregelen | Gegevens van strafrechtelijke aard: vermoedens van strafbare feiten en politiecontacten die melders vermelden | Voorgesteld: art. 10 AVG in samenhang met art. 33 lid 2 onder a UAVG (verwerking door een overheidsorgaan ter uitvoering van zijn publieke taak, met passende waarborgen). Voorgesteld: vaststellen of het hier om gegevens van strafrechtelijke aard gaat of om feitelijke gedragsbeschrijvingen; bij twijfel de gegevens als strafrechtelijk behandelen en beperken tot wat voor de beoordeling van de woonoverlast noodzakelijk is. Beheer, onderhoud en tweedelijns support van de applicatie | Incidenteel zichtbare gezondheids- en strafrechtelijke gegevens in supporttickets | Voorgesteld: de verwerker en sub-verwerker verwerken onder de uitzonderingsgrond van de gemeente (art. 9 lid 2 onder g AVG jo. art. 23 UAVG, respectievelijk art. 10 AVG jo. art. 33 lid 2 onder a UAVG), met als waarborgen geheimhouding, tijdelijke en gelogde toegang en het verbod om productiegegevens in tickets op te nemen (art. 28 en 32 AVG).

Toelichting bij 12
Het burgerservicenummer wordt niet verwerkt; er is dus geen wettelijke grondslag in de zin van art. 46 UAVG nodig. De gemeente heeft dit expliciet vastgesteld en legt het vast als inrichtingseis voor de app en het zaaksysteem; voorgesteld: periodiek controleren dat melders geen BSN in vrije tekstvelden invullen en ingevoerde BSN's verwijderen. De kern van het knelpunt is dat melders in vrije tekst gezondheids- en strafrechtelijke gegevens invoeren die de gemeente niet vooraf kan sturen. De gemeente kan zich daarom niet beroepen op de stelling dat zij deze gegevens niet verwerkt: zodra zij worden opgeslagen is sprake van verwerking. Voorgesteld: (1) in de app waarschuwen dat melders zich beperken tot feitelijke waarnemingen van overlast en geen informatie over gezondheid of strafbare feiten vermelden, (2) een vaste werkinstructie voor team Wonen om bij triage vast te stellen of vermelde gezondheids- of strafrechtelijke gegevens noodzakelijk zijn en zo niet, deze te verwijderen, (3) inzage voor het wijkteam en de corporatie per gegevenscategorie in plaats van per melding inrichten. Gelet op de aard van de gegevens, de kwetsbare betrokkenen en het ontbreken van een specifieke wettelijke verstrekkingsbepaling adviseert de opstel-agent deze paragraaf expliciet te betrekken bij de voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 36 AVG).

13. Doelbinding (leeg = geen verdere verwerking)
Kolommen: Gegevensverwerking | Persoonsgegevens | Doeleinde | Oorspronkelijk doeleinde. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Delen van de melding met het wijkteam (meekijken per melding) | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens van de gemelde persoon, eventueel gezondheidsgegevens | Integrale aanpak van de overlastsituatie en toeleiding van betrokkenen naar hulp of zorg in het sociaal domein | Melding van woonoverlast door een inwoner aan de gemeente, met het oog op de taak van de gemeente op grond van art. 151d Gemeentewet Verstrekken van de melding aan de woningcorporatie | Meldingsgegevens, identificatie- en gedragsgegevens van de gemelde persoon | De verhuurder in staat stellen als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke maatregelen te treffen op grond van de huurovereenkomst | Melding van woonoverlast door een inwoner aan de gemeente in het kader van de gemeentelijke taak woonoverlast Genereren van managementinformatie over aantallen en soorten meldingen | Geaggregeerde meldingsgegevens, afkomstig uit individuele meldingsdossiers | Sturing op en evaluatie van het woonoverlastbeleid en de inzet van capaciteit | Behandeling van individuele meldingen woonoverlast

Toelichting bij 13 (verenigbaarheidstoets)
Verenigbaarheidstoets op grond van art. 6 lid 4 AVG. Delen met het wijkteam: het verband tussen het oorspronkelijke doel (aanpak van woonoverlast) en het nieuwe doel (hulp en zorg) is nauw, omdat de gemeente bij overlast met een zorgcomponent juist moet afwegen of een zorgaanpak passender is dan handhaving. De context waarin de melding is verzameld maakt echter niet vanzelfsprekend dat de gemelde persoon inzage door een zorgpartij verwacht, en het gaat om gevoelige en soms bijzondere gegevens over kwetsbare betrokkenen. Mogelijke gevolgen zijn dat de betrokkene ongevraagd als zorgcliënt in beeld komt. Voorgesteld: alleen delen als de gemeente per melding vaststelt dat een zorgvraag aannemelijk is, het delen beperken tot de daarvoor noodzakelijke gegevens, en de betrokkene daarover informeren tenzij een uitzondering van art. 14 lid 5 AVG geldt. Indien het wijkteam onderdeel is van de gemeente, is geen sprake van verdere verwerking door een andere verantwoordelijke, maar blijft de noodzaaktoets gelden. Verstrekken aan de woningcorporatie: hier is het verband met het oorspronkelijke doel zwakker. De corporatie handelt vanuit een eigen, privaatrechtelijk belang (huurovereenkomst) en kan ingrijpende maatregelen treffen, tot ontbinding van de huur en woningverlies toe. De betrokkene mag redelijkerwijs niet verwachten dat een melding bij de gemeente automatisch bij zijn verhuurder terechtkomt. Voorgesteld: structureel meekijken vervangen door verstrekking per geval, na een schriftelijk vastgelegde noodzaakafweging, zonder gezondheids- en strafrechtelijke gegevens, en met vastlegging van doel, categorieën en bewaartermijn in een verstrekkingsovereenkomst. Zolang die waarborgen ontbreken, beschouwt de opstel-agent de verenigbaarheid als onvoldoende aangetoond. Managementinformatie: statistische doeleinden worden op grond van art. 5 lid 1 onder b AVG niet als onverenigbaar beschouwd, mits passende waarborgen (art. 89 AVG) worden getroffen. Voorgesteld: uitsluitend geaggregeerd rapporteren, een ondergrens per categorie of gebied hanteren om herleidbaarheid bij kleine aantallen te voorkomen, en de anonimiseringsmethode vooraf laten toetsen.

14. Proportionaliteit
De verwerking raakt de persoonlijke levenssfeer van gemelde personen en hun huisgenoten stevig: het gaat om gedragsbeschrijvingen in en om de woning, soms om gezondheidsgegevens over verslaving of psychische problematiek en om vermoedens van strafbare feiten, terwijl de betrokkene de verwerking niet zelf in gang zet en daarvan aanvankelijk geen weet heeft. De gevolgen kunnen ingrijpend zijn: een gedragsaanwijzing van de burgemeester, bemoeienis van het wijkteam of maatregelen van de verhuurder tot en met verlies van de woning. Ook melders lopen een risico, omdat hun identiteit bij bekendwording kan leiden tot represailles in de directe woonomgeving. Daartegenover staat een zwaarwegend belang: de wetgever heeft met art. 151d Gemeentewet uitdrukkelijk voorzien in bevoegdheden tegen ernstige en herhaaldelijke woonoverlast, en omwonenden hebben recht op ongestoord woongenot. Het volume is beperkt (circa 400 meldingen per jaar) en de toegang is beperkt tot 12 medewerkers van team Wonen en 8 medewerkers van het wijkteam, met per melding instelbare inzage en logging. De gegevens worden in Nederland opgeslagen, er is geen doorgifte buiten de EER, geen profilering en geen geautomatiseerde besluitvorming, en het BSN wordt niet verwerkt. De bewaartermijn van 5 jaar na afsluiting volgt uit de selectielijst gemeenten 2020. De omvang en aard van de gegevens gaan op twee punten verder dan noodzakelijk. Ten eerste maakt het vrije tekstveld dat de gemeente stelselmatig bijzondere en strafrechtelijke gegevens ontvangt die voor de beoordeling van veel meldingen niet nodig zijn. Ten tweede is inzage per melding voor het wijkteam en de woningcorporatie ruimer dan nodig, omdat ook gegevens zichtbaar kunnen worden die voor hun rol niet relevant zijn. Voorgesteld: de app inrichten met gestructureerde velden voor aard, tijdstip en locatie van de overlast, het vrije tekstveld voorzien van een waarschuwing en een lengtebeperking, bij triage niet-noodzakelijke bijzondere gegevens verwijderen, en inzage voor derden beperken tot een selectie van velden. Met die aanpassingen acht de opstel-agent de inbreuk in verhouding tot de doeleinden; zonder die aanpassingen is de proportionaliteit met name voor de verstrekking aan de corporatie onvoldoende onderbouwd.

14. Subsidiariteit (overwogen alternatieven)
Overwogen alternatief 1: uitsluitend anonieme meldingen ontvangen, zonder identificatiegegevens van melder en gemelde persoon. Dit volstaat niet, omdat de gemeente op grond van art. 151d Gemeentewet alleen kan optreden als de overlastlocatie en de veroorzaker bekend zijn en omdat art. 3:2 en 4:8 Awb vergen dat de gemeente de feiten kan verifiëren en de betrokkene kan horen. Zonder herleidbare gegevens is noch handhaving noch hulpverlening mogelijk. Wel wordt anoniem melden mogelijk gemaakt voor de melder zelf. Overwogen alternatief 2: de bestaande kanalen (telefoon, e-mail, balie) handhaven in plaats van een app. Dit vermindert de hoeveelheid verwerkte gegevens niet wezenlijk, want dezelfde gegevens worden dan in het zaaksysteem vastgelegd, terwijl de drempel voor melders hoger is en de vastlegging minder gestructureerd en daardoor minder controleerbaar verloopt. De app maakt juist gestructureerde invoer en dataminimalisatie mogelijk. Overwogen alternatief 3: het wijkteam en de woningcorporatie structureel laten meekijken vervangen door verstrekking per geval na een noodzaakafweging. Dit alternatief is minder ingrijpend en even effectief, omdat de betrokken partijen alleen de gegevens ontvangen die zij voor een concrete casus nodig hebben. Voorgesteld: dit alternatief overnemen in plaats van de nu voorziene inzage per melding. Overwogen alternatief 4: on-premise hosting bij de gemeente in plaats van beheerde hosting bij de leverancier. Dit volstaat niet, omdat de gemeente niet beschikt over de <beheercapaciteit en beveiligingsvoorzieningen> om een gelijkwaardig beveiligingsniveau te realiseren; de leverancier is ISO/IEC 27001:2022-gecertificeerd en de gegevens blijven binnen Nederland.

15. Rechten van betrokkenen
Kolommen: Rechten van betrokkene | Procedure ter uitvoering | Beperking op grond van wettelijke uitzondering. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
Recht op informatie (art. 12-14 AVG) | Melders worden voorafgaand aan het indienen van een melding in de app geïnformeerd via een laagdrempelige privacyverklaring (gelaagd: korte tekst in het meldscherm met doorklik naar de volledige verklaring op de website van de gemeente). Gemelde personen zijn niet zelf de bron en worden op grond van art. 14 AVG geïnformeerd door team Wonen bij het eerste contact over de melding, en uiterlijk binnen een maand na registratie. Voorgesteld: een standaardbrief vaststellen waarin doel, categorieën gegevens, ontvangers (wijkteam, woningcorporatie), bewaartermijn en de rechten van betrokkene zijn opgenomen. | Informatieverstrekking aan de gemelde persoon kan tijdelijk worden uitgesteld op grond van art. 41 UAVG, onder meer ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (de veiligheid van de melder) of ter voorkoming van belemmering van onderzoek. Voorgesteld: uitstel per geval schriftelijk motiveren, van een maximale termijn voorzien en periodiek herbeoordelen; structureel niet-informeren is niet toegestaan. Recht op inzage (art. 15 AVG) | Verzoeken worden ingediend via het digitale formulier voor privacyverzoeken op de website van de gemeente, per post of mondeling aan de balie; de privacy officer coördineert, team Wonen levert het dossier aan. Afhandeling binnen een maand, met verlenging van maximaal twee maanden bij complexiteit (art. 12 lid 3 AVG). Identiteitsvaststelling vindt plaats zonder kopie van een identiteitsbewijs met BSN. | Gegevens die de identiteit van de melder of van andere derden prijsgeven, worden afgeschermd op grond van art. 15 lid 4 AVG en art. 41 lid 1 onder e UAVG (rechten en vrijheden van anderen). Voorgesteld: een vaste werkwijze voor het afschermen van herleidbare passages, met motivering per geval. Recht op rectificatie (art. 16 AVG) | Verzoeken via hetzelfde kanaal als het inzageverzoek; team Wonen beoordeelt binnen een maand of het gegeven feitelijk onjuist of onvolledig is en corrigeert of vult aan. Ontvangers (wijkteam, woningcorporatie) worden op grond van art. 19 AVG over de correctie geïnformeerd. | Rectificatie ziet op feitelijke onjuistheden, niet op de inhoud van een melding als weergave van wat de melder heeft waargenomen of op de beoordeling door de gemeente. Bij verschil van inzicht wordt op verzoek een eigen verklaring van betrokkene aan het dossier toegevoegd. Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) | Verzoeken via hetzelfde kanaal; beoordeling door de privacy officer in overleg met team Wonen en de archieffunctie binnen een maand. Wissing vindt in ieder geval plaats bij gegevens die niet noodzakelijk zijn, zoals ongevraagd vermelde gezondheids- of strafrechtelijke gegevens, en bij meldingen die na triage kennelijk ongegrond zijn. | Beperkt door art. 17 lid 3 onder b AVG en de Archiefwet 1995: archiefbescheiden mogen niet buiten de selectielijst gemeenten 2020 om worden vernietigd. Ook geldt een beperking zolang de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de publieke taak of voor een lopende bezwaar- of beroepsprocedure. Voorgesteld: vastleggen hoe wissing doorwerkt in back-ups bij de leverancier. Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) | Verzoeken via hetzelfde kanaal; bij betwisting van de juistheid van gegevens markeert de functioneel beheerder het dossier in het zaaksysteem als beperkt, zodat het gedurende de beoordeling niet verder wordt gebruikt en niet zichtbaar is voor wijkteam en corporatie. Afhandeling binnen een maand; betrokkene wordt geïnformeerd voordat de beperking wordt opgeheven. | Verwerking blijft toegestaan voor zover nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of om gewichtige redenen van algemeen belang, waaronder acute veiligheidssituaties (art. 18 lid 2 AVG). Voorgesteld: vaststellen of het zaaksysteem technisch een beperkingsmarkering ondersteunt. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) | Verzoeken worden via hetzelfde kanaal ontvangen en door de privacy officer beoordeeld; betrokkene ontvangt binnen een maand een gemotiveerde reactie. | Niet van toepassing: het recht geldt alleen bij verwerking op grond van toestemming of een overeenkomst en bij geautomatiseerde verwerking. De verwerking berust op art. 6 lid 1 onder c en e AVG. Betrokkene wordt gewezen op het inzagerecht als alternatief. Recht van bezwaar (art. 21 AVG) | Bezwaar tegen de verwerking wordt via hetzelfde kanaal ingediend en binnen een maand behandeld door de privacy officer in overleg met team Wonen; de gemeente weegt de specifieke persoonlijke omstandigheden van betrokkene af tegen de dwingende gerechtvaardigde gronden voor de aanpak van woonoverlast en legt die afweging schriftelijk vast. Dit staat los van bezwaar tegen een besluit op grond van art. 7:1 Awb, dat via de bezwaarprocedure van de gemeente loopt. | Het recht van bezwaar geldt bij verwerking op grond van art. 6 lid 1 onder e AVG. De verwerking kan worden voortgezet als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen, bijvoorbeeld een lopend onderzoek naar ernstige en herhaaldelijke overlast. Voor direct marketing geldt geen uitzondering; die vindt niet plaats. Recht niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering (art. 22 AVG) | Niet van toepassing in de praktijk: beoordeling, triage en besluitvorming over meldingen gebeuren door medewerkers van team Wonen en, bij een gedragsaanwijzing, door de burgemeester. Voorgesteld: bij de leverancier schriftelijk vastleggen dat de applicatie geen automatische prioritering, scoring of risicosignalering toepast, en dit bij wijzigingen aan de applicatie opnieuw toetsen. | Geen

Toelichting bij 15

C. Beschrijving en beoordeling risico's voor de betrokkenen

16. Risico's voor betrokkenen (kans, impact en inschatting: laag, gemiddeld, hoog)
Kolommen: Beschrijving risico | Kans | Impact | Risico-inschatting. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
R1 Onrechtmatige toegang tot meldingsdossiers: doordat 12 medewerkers van team Wonen, 8 medewerkers van het wijkteam en medewerkers van de woningcorporatie per melding inzage hebben en de inzage niet per gegevenscategorie is beperkt, kunnen medewerkers zonder behandelnoodzaak kennisnemen van gedrags-, gezondheids- en strafrechtelijke gegevens van gemelde bewoners en hun huisgenoten. Gevolg: verlies van vertrouwelijkheid in de directe woon- en werkomgeving, roddel in de wijk en aantasting van de persoonlijke levenssfeer van kwetsbare betrokkenen. | gemiddeld | hoog | hoog R2 Bekend worden van de identiteit van de melder: doordat de melding met het wijkteam en de woningcorporatie wordt gedeeld, doordat een gemelde persoon inzage vraagt of doordat herleidbare details in de vrije tekst staan, kan de gemelde persoon achterhalen wie de melding heeft gedaan. Gevolg: represailles, intimidatie of escalatie van het conflict tussen buren, en op termijn meldingsbereidheid die afneemt. | gemiddeld | hoog | hoog R3 Ongewenste of onopgemerkte wijziging van gegevens: doordat meldingen subjectieve waarnemingen van derden bevatten, vrije tekst niet wordt geverifieerd en meerdere partijen aanvullingen doen, kan een onjuist of eenzijdig beeld van de gemelde persoon in het dossier ontstaan of kunnen gegevens onbedoeld worden gewijzigd. Gevolg: de burgemeester of de verhuurder baseert maatregelen (gedragsaanwijzing, huurmaatregel) op onjuiste feiten, waardoor de gemelde persoon ten onrechte wordt aangepakt. | gemiddeld | hoog | hoog R4 Verlies of ontijdige vernietiging van gegevens: door een storing, een fout bij de leverancier of een onjuist ingerichte vernietigingsprocedure gaan meldingsdossiers verloren of blijven zij juist langer dan 5 jaar na afsluiting bewaard (ook in back-ups). Gevolg: de gemelde persoon kan een maatregel niet meer betwisten omdat het dossier ontbreekt, of blijft jarenlang onnodig als overlastgever geregistreerd. | laag | gemiddeld | gemiddeld R5 Stigmatisering van gemelde bewoners: doordat in het dossier verslaving, psychische problematiek en vermoedens van strafbare feiten worden vastgelegd en met wijkteam en verhuurder worden gedeeld, worden bewoners in meerdere organisaties als 'overlastgever' of 'zorgcasus' gelabeld, ook als de melding na triage ongegrond blijkt. Gevolg: negatieve bejegening bij latere contacten met gemeente, wijkteam en verhuurder, en een dossierbeeld dat de betrokkene niet kwijtraakt. | hoog | hoog | hoog R6 Uitsluiting op de woningmarkt: doordat de woningcorporatie structureel per melding kan meekijken en zelfstandig maatregelen kan treffen op grond van de huurovereenkomst, kan een nog niet geverifieerde melding leiden tot waarschuwing, ontbindingsprocedure of afwijzing bij toewijzing van een andere woning. Gevolg: huisuitzetting of belemmerde toegang tot huisvesting voor een bewoner in een afhankelijke positie, met dakloosheid als uiterste gevolg. | gemiddeld | hoog | hoog R7 Doelverschuiving (function creep): doordat het zaaksysteem gegevens over gedrag, gezondheid en strafrechtelijke vermoedens bijeenbrengt en meerdere partijen toegang hebben, kunnen de gegevens gaandeweg worden gebruikt voor andere doelen dan de aanpak van woonoverlast, bijvoorbeeld voor risicosignalering, bijstands- of fraudeonderzoek, wijkgerichte selectie of managementinformatie die tot straatniveau herleidbaar is. Gevolg: bewoners worden beoordeeld op basis van gegevens die zij voor een ander doel hebben verstrekt of die over hen zijn gemeld, zonder dat zij dat kunnen voorzien of daartegen kunnen opkomen. | gemiddeld | hoog | hoog R8 Verwerking van niet-noodzakelijke bijzondere en strafrechtelijke gegevens: doordat melders vrije tekst invoeren die de gemeente niet vooraf kan sturen, ontvangt en bewaart de gemeente stelselmatig gezondheidsgegevens (verslaving, psychische problematiek) en vermoedens van strafbare feiten waarvoor de uitzonderingsgrond van art. 9 en 10 AVG niet in alle gevallen is onderbouwd. Gevolg: onrechtmatige verwerking van de meest gevoelige gegevens van kwetsbare betrokkenen, met een zwaardere inbreuk op hun persoonlijke levenssfeer dan voor de melding nodig is. | hoog | hoog | hoog R9 Ongeautoriseerde inzage bij beheer en support: doordat Leverancier Fictief BV de applicatie beheert en Supportdesk Fictief GmbH tweedelijns support levert, kunnen beheerders bij incidentafhandeling productiegegevens zien of kunnen gegevens in supporttickets terechtkomen; bij escalatie of onderaanneming kan ondersteuning feitelijk vanuit buiten de EER plaatsvinden. Gevolg: kennisname van gevoelige gegevens door personen buiten de gemeente zonder dat betrokkenen dat kunnen weten of controleren. | gemiddeld | gemiddeld | gemiddeld R10 Betrokkene kan zijn rechten niet effectief uitoefenen: doordat de gemelde persoon niet zelf de bron is en informatieverstrekking op grond van art. 41 UAVG kan worden uitgesteld ter bescherming van de melder, kan hij lange tijd niet weten dat er een dossier over hem bestaat en dat dit met wijkteam en verhuurder is gedeeld. Gevolg: geen mogelijkheid tot rectificatie, bezwaar of wissing voordat maatregelen worden getroffen. | gemiddeld | gemiddeld | gemiddeld

Toelichting bij 16
De risico's zijn beschreven vanuit de betrokkenen: in de eerste plaats de gemelde personen en hun huisgenoten (kwetsbare betrokkenen in een afhankelijke positie ten opzichte van gemeente en verhuurder), daarnaast de melders en de medewerkers met toegang. De inschattingen van kans en impact zijn een voorstel van de opstel-agent op basis van de beschrijving en de intake; de definitieve weging is aan de FG en de proceseigenaar, mede op basis van <incidentcijfers en ervaringen met het bestaande meldproces>. Het volume is beperkt (circa 400 meldingen per jaar) en er is geen doorgifte buiten de EER, geen BSN, geen profilering en geen geautomatiseerde besluitvorming; dat drukt de kans, maar niet de impact, omdat de gevolgen voor een individuele betrokkene tot woningverlies kunnen reiken.

D. Maatregelen en restrisico's

17. Maatregelen
Kolommen: Risico | Maatregelen | Resterend risico en risico-inschatting | Beheerder van maatregelen. Eén rij per regel, cellen gescheiden door |.
R1 Onrechtmatige toegang tot meldingsdossiers | Autorisaties inrichten op basis van rollen en het beginsel van minimale rechten: team Wonen alleen toegang tot meldingen in het eigen werkgebied, wijkteam en woningcorporatie inzage per melding en per gegevenscategorie (velden met gezondheids- en strafrechtelijke gegevens technisch afgeschermd voor de corporatie). Toegang met persoonsgebonden accounts en meervoudige authenticatie. Alle raadplegingen loggen en de logging maandelijks steekproefsgewijs controleren door de privacy officer, met terugkoppeling aan de leidinggevende. Halfjaarlijkse herbeoordeling van autorisaties door de autorisatiebeheerder; intrekken van inzage per melding zodra de betrokkenheid is beëindigd. Geheimhoudingsverklaring en verplichte instructie voor alle gebruikers voor ingebruikname op 1 mei 2026. | Laag tot gemiddeld: technische toegangsbeperking en logging verkleinen de kans aanzienlijk, maar bevoegde medewerkers kunnen binnen hun rol nog steeds meer lezen dan strikt nodig; misbruik is pas achteraf vast te stellen. | Autorisatiebeheerder zaaksysteem, in samenwerking met de privacy officer R2 Bekend worden van de identiteit van de melder | In de app de mogelijkheid tot anoniem melden expliciet aanbieden en toelichten wat dat betekent voor de behandeling. Identificatiegegevens van de melder in een apart, afgeschermd veld opslaan dat niet zichtbaar is voor wijkteam en woningcorporatie. Werkinstructie voor team Wonen om herleidbare passages te verwijderen of te parafraseren voordat een melding wordt gedeeld. Bij inzageverzoeken van gemelde personen gegevens over de melder afschermen op grond van art. 15 lid 4 AVG en art. 41 lid 1 onder e UAVG, met motivering per geval. | Gemiddeld: bij een klein aantal omwonenden kan de gemelde persoon de melder ook zonder gegevens uit het dossier herleiden; dat kan de gemeente niet wegnemen. | Proceseigenaar team Wonen R3 Ongewenste of onopgemerkte wijziging van gegevens; onjuist dossierbeeld | Meldingen vastleggen in gestructureerde velden (aard, tijdstip, locatie) met een beperkt en gewaarschuwd vrijetekstveld. Werkinstructie triage: vastleggen dat een melding een waarneming van een derde is en geen vaststaand feit, en de melding verifiëren voordat maatregelen worden voorbereid. Hoor en wederhoor toepassen (art. 4:8 Awb) voordat een gedragsaanwijzing wordt opgelegd. Wijzigingen in het dossier voorzien van versiehistorie met gebruiker en tijdstip; rectificatieverzoeken binnen een maand afhandelen en ontvangers informeren (art. 19 AVG); op verzoek een eigen verklaring van betrokkene aan het dossier toevoegen. | Gemiddeld: subjectieve meldingen blijven onderdeel van het dossier en een eenzijdig beeld is niet volledig uit te sluiten, ook al is het besluit zelf met hoor en wederhoor voorbereid. | Proceseigenaar team Wonen, met functioneel beheerder voor de inrichting R4 Verlies of ontijdige vernietiging van gegevens | In de verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 vastleggen: back-upfrequentie, hersteltijd, jaarlijkse hersteltest en retentie van back-ups, inclusief de doorwerking van verwijderverzoeken in back-ups. Uitwijk Zwolle jaarlijks testen. In het zaaksysteem een geautomatiseerde vernietigingsprocedure inrichten op 5 jaar na afsluiting conform de selectielijst gemeenten 2020, met jaarlijkse controle en een verklaring van vernietiging. Bij beëindiging van de dienst verwijdering door leverancier en sub-verwerker met schriftelijke bevestiging. | Laag: met geteste back-up, uitwijk en een gecontroleerde vernietigingsprocedure is de kans op onherstelbaar verlies of structurele overbewaring klein; incidentele afwijkingen blijven mogelijk. | Functioneel beheerder zaaksysteem, in samenwerking met de gemeentearchivaris R5 Stigmatisering van gemelde bewoners | Meldingen die na triage kennelijk ongegrond zijn, binnen <termijn> afsluiten en de persoonsgegevens verwijderen in plaats van 5 jaar bewaren; deze meldingen niet delen met wijkteam of corporatie. Werkinstructie: feitelijk en neutraal formuleren, geen kwalificaties over de persoon, geen etikettering als 'overlastgever' of 'zorgcasus'. Bij delen met het wijkteam alleen de gegevens meegeven die voor de zorgvraag noodzakelijk zijn. Gemelde personen actief informeren (art. 14 AVG) met een standaardbrief waarin hun rechten staan. Jaarlijkse evaluatie van de aanpak met de huurdersorganisatie en de adviesraad sociaal domein. | Gemiddeld: registratie van een melding heeft naar haar aard een labelend effect zolang het dossier bestaat; dat is inherent aan de wettelijke taak en niet volledig weg te nemen. | Proceseigenaar team Wonen R6 Uitsluiting op de woningmarkt door maatregelen van de verhuurder | Structureel meekijken per melding door de woningcorporatie vervangen door verstrekking per geval, na een schriftelijk vastgelegde noodzaakafweging door team Wonen. Een verstrekkingsovereenkomst of samenwerkingsprotocol met de corporatie sluiten waarin doel, categorieën gegevens (zonder gezondheids- en strafrechtelijke gegevens), bewaartermijn bij de corporatie, geheimhouding en het verbod op gebruik voor woningtoewijzing zijn vastgelegd (<kenmerk en datum>). De gemelde persoon informeren dat en waarom aan de verhuurder is verstrekt, tenzij uitstel op grond van art. 41 UAVG is gemotiveerd. Inzage intrekken zodra de behandeling is afgerond. | Gemiddeld: de corporatie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en beslist zelf over huurmaatregelen; de gemeente kan dat contractueel begrenzen maar niet uitsluiten. Zolang de verstrekkingsafspraak ontbreekt, is het restrisico hoog. | Proceseigenaar team Wonen, met de privacy officer voor de vastlegging R7 Doelverschuiving (function creep) | De verwerking met een afgebakende doelomschrijving opnemen in het register van verwerkingsactiviteiten; koppeling van het zaaksysteem met andere gemeentelijke systemen (zoals werk en inkomen of handhaving) uitsluiten zonder voorafgaande toets door de privacy officer en de FG. Bij de leverancier schriftelijk vastleggen dat de applicatie geen automatische prioritering, scoring of risicosignalering toepast en dat wijzigingen in functionaliteit vooraf worden gemeld. Managementinformatie uitsluitend geaggregeerd, met een ondergrens per gebied of categorie om herleidbaarheid op straatniveau te voorkomen; anonimiseringsmethode vooraf laten toetsen. Jaarlijkse controle op doelbinding en een herziening van deze DPIA bij elke wijziging van het gebruik. | Gemiddeld: doelverschuiving ontstaat geleidelijk en door bestuurlijke of politieke wensen; procedurele waarborgen verkleinen de kans maar nemen die niet weg. | Privacy officer, met de FG als toezichthouder R8 Verwerking van niet-noodzakelijke bijzondere en strafrechtelijke gegevens uit vrije tekst | De app inrichten met gestructureerde velden; het vrijetekstveld voorzien van een zichtbare waarschuwing ('beschrijf alleen wat u zelf hebt waargenomen; vermeld geen gegevens over gezondheid, verslaving of strafbare feiten') en een lengtebeperking. Werkinstructie triage: binnen <termijn, voorgesteld: 5 werkdagen> na registratie beoordelen of vermelde gezondheids- of strafrechtelijke gegevens noodzakelijk zijn voor de beoordeling en zo niet, deze verwijderen; de verwijdering vastleggen. Periodieke steekproef op de aanwezigheid van BSN en van niet-noodzakelijke bijzondere gegevens. De uitzonderingsgrond (art. 9 lid 2 onder g AVG jo. art. 23 UAVG en art. 10 AVG jo. art. 33 lid 2 onder a UAVG) voor ingebruikname laten beoordelen door de FG en betrekken bij de voorafgaande raadpleging van de AP. | Gemiddeld tot hoog: de gemeente kan niet voorkomen dat melders dergelijke gegevens invoeren, zodat er altijd een moment van ontvangst en opslag is; het restrisico blijft hoog zolang de uitzonderingsgrond niet is onderbouwd. | Proceseigenaar team Wonen, met de privacy officer en de FG R9 Ongeautoriseerde inzage bij beheer en support | In de verwerkersovereenkomst en de sub-verwerkersovereenkomst vastleggen: toegang tot productiegegevens uitsluitend op verzoek van de gemeente, tijdelijk (just-in-time), gelogd en achteraf aan de gemeente te rapporteren; verbod om productiegegevens in supporttickets of testomgevingen op te nemen; geheimhouding en screening van beheerders; schriftelijke bevestiging dat geen toegang of ondersteuning vanuit buiten de EER plaatsvindt, ook niet bij escalatie of onderaanneming. Vaststellen of de sub-verwerkersovereenkomst met Supportdesk Fictief GmbH bestaat en met instemming van de gemeente tot stand is gekomen (<kenmerk en datum>). Jaarlijks de ISO/IEC 27001:2022-certificering en de bijbehorende verklaring van toepasselijkheid opvragen en beoordelen. | Laag tot gemiddeld: beheerders houden functioneel noodzakelijke toegangsmogelijkheden; contractuele en technische waarborgen en logging maken misbruik goed detecteerbaar. | Contractbeheerder van de gemeente, met de CISO R10 Betrokkene kan zijn rechten niet effectief uitoefenen | Standaardbrief aan de gemelde persoon bij het eerste contact, uiterlijk binnen een maand na registratie, met doel, categorieën gegevens, ontvangers, bewaartermijn en rechten. Uitstel op grond van art. 41 UAVG alleen per geval, schriftelijk gemotiveerd, met een maximale termijn en periodieke herbeoordeling; structureel niet-informeren is niet toegestaan. Eén herkenbaar kanaal voor privacyverzoeken (digitaal formulier, post, balie), coördinatie door de privacy officer, afhandeling binnen een maand. Vaststellen of het zaaksysteem een beperkingsmarkering (art. 18 AVG) ondersteunt; zo niet, een handmatige procedure inrichten. | Laag tot gemiddeld: de procedures zijn ingericht, maar zolang informeren op goede gronden wordt uitgesteld, kan de betrokkene zijn rechten in die periode niet uitoefenen. | Privacy officer

Toelichting bij 17

Beveiligingsmaatregelen (art. 32) en normenkader
Normenkader: de gemeente werkt volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2); Leverancier Fictief BV is gecertificeerd voor ISO/IEC 27001:2022. Voorgesteld: jaarlijks de certificering, de verklaring van toepasselijkheid en eventuele <assurancerapportage (bijv. ISAE 3402 of 3000)> opvragen en beoordelen, en in de verwerkersovereenkomst VWO-2026-004 een auditrecht opnemen. Technische maatregelen: persoonsgebonden accounts met meervoudige authenticatie voor alle gebruikers; autorisaties per rol en per melding, met afscherming van velden met gezondheids- en strafrechtelijke gegevens voor de woningcorporatie; versleuteling van gegevens in transport (TLS) en in rust; logging van raadplegingen, wijzigingen en beheerhandelingen met een vastgestelde bewaartermijn (<termijn logging; voorgesteld: 6 maanden technisch, langer voor inzage in bijzondere persoonsgegevens>); scheiding van productie- en testomgeving met een verbod op productiegegevens in testomgevingen en supporttickets; back-up met uitwijk (Almere, uitwijk Zwolle) en jaarlijkse hersteltest; patch- en kwetsbaarhedenbeheer bij de leverancier; <penetratietest voor ingebruikname op 1 mei 2026>. Organisatorische maatregelen: geheimhoudingsverklaring en verplichte privacy- en beveiligingsinstructie voor de 12 medewerkers van team Wonen, de 8 medewerkers van het wijkteam en de medewerkers van de corporatie met inzage; halfjaarlijkse herbeoordeling van autorisaties; maandelijkse steekproefsgewijze logcontrole door de privacy officer; meldprocedure voor datalekken met afspraken over de meldtermijn van de verwerker aan de gemeente (voorgesteld: onverwijld, uiterlijk binnen 24 uur); vastlegging van beheer, sub-verwerking en verwijdering na beëindiging in de (sub-)verwerkersovereenkomst; opname van de verwerking in het register van verwerkingsactiviteiten.

Conclusie restrisico's: acceptabel? Voorafgaande raadpleging AP (art. 36) nodig?
Na uitvoering van de maatregelen zijn de restrisico's R1, R2, R3, R4, R5, R7, R9 en R10 naar het oordeel van de opstel-agent laag tot gemiddeld en daarmee aanvaardbaar, gelet op het zwaarwegende belang van de aanpak van ernstige en herhaaldelijke woonoverlast (art. 151d Gemeentewet), het beperkte volume (circa 400 meldingen per jaar), opslag binnen Nederland, de afwezigheid van BSN, profilering en geautomatiseerde besluitvorming. Twee restrisico's blijven vooralsnog hoog: R8 (verwerking van gezondheids- en strafrechtelijke gegevens uit vrije tekst, waarvoor de uitzonderingsgrond van art. 9 lid 2 onder g AVG jo. art. 23 UAVG en art. 10 AVG jo. art. 33 lid 2 onder a UAVG nog niet is onderbouwd) en R6 (verstrekking aan de woningcorporatie zonder vastgelegde grondslag, noodzaakafweging en verstrekkingsafspraak, met woningverlies als mogelijk gevolg voor kwetsbare betrokkenen). De opstel-agent stelt daarom voor: (1) de ingebruikname op 1 mei 2026 alleen te laten doorgaan nadat de maatregelen bij R6 en R8 zijn gerealiseerd, en (2) op grond van art. 36 AVG voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens te vragen, in lijn met de uitkomst van de wegwijzer (STUK-RAADPLEGING: nodig), waarbij in ieder geval de vrijetekstproblematiek, de uitzonderingsgronden voor bijzondere en strafrechtelijke gegevens en de verstrekking aan wijkteam en corporatie worden voorgelegd. De definitieve weging of sprake is van een hoog restrisico in de zin van art. 36 AVG is aan de FG en het college van burgemeester en wethouders als verwerkingsverantwoordelijke.

Terug